运用新模式建立质量管理体系文件

摘要：本文阐述了新模式的特点（精、简、明、活）及采用此模式建立质量管理体系文件的优势。新模式的体系文件结构为带底座的文件三角形，分为四个层次（A、B、C、D）、六个系列（A、B、C、D、S、P），其中S、P系列文件可作为组织的技术秘密进行重点控制。以四个纲领性文件（产品系列化型谱、产品实现综合流程控制图、区域场所控制分布图、组织结构图）为基础，总领体系文件，在此基础上进行编写，因而能够做到系统、明确、简洁。并且创造性的对单位的生产设备、采购的产品及检测监视的仪器等分别进行了分类控制管理，这是传统模式中所没有的方法。

总之，采用新模式编写的体系文件，真正体现出了手册是策划的结果，又是过程运行所需的一种资源。手册既简化又行之有效，并且直接能让操作者理解和使用， 使之真正成为了一种提高管理水平的手段。

笔者是一名曾在某中型企业从事过多年9000质量管理体系运行的工作者，在实际工作中，发现企业的体系文件繁琐、复杂，可操作性较差，无论从形式上或内容上都与实际相去甚远。所编写的体系文件追求大而全的概念，不能真正起到提高管理水平的作用。因为有大量的体系文件，企业的9000工作人员工作起来感觉很累，并且由于传统的编写文件模式的弊端，使得文件的归口 不明确，令出多门，有时甚至为了符合要求而做假。因为归口不明确，经常发生部门之间互相推诿、扯皮的现象。多年来笔者一直在寻求一个真正能对提高管理水平起到良好作用的一个体系文件模式。

自从加入北京辛格玛企业管理顾问有限公司后，终于实现了这个梦想。在实践中，通过学习、运用公司首席顾问师李教授研究的体系文件新模式，发现这个模式真正起到了为企业构筑一个良好的管理平台的作用。 通过与传统模式的对比，笔者认为新的体系文件模式具有如下几个鲜明的特点：

一、 精。全面、充分、深刻领会了ISO9000：2000版标准的精华，而不是片面、肤浅、僵硬套用条条框框。真正做到以标准为指南，从实践中来到实践中去，没有废的、无用的、表面的文件或语言。
二、 简。采用新模式编写的体系文件，从实际出发，删繁就简，从根本上避免了冗长而无用的文件， 做到突出重点和实际，使文件和实际操作紧密结合，具有极强的可操作性。
三、 明。岗位明确，职责分明，做到事事有人管，事事能管好，避免了互相扯皮、职责不明的现象。
四、 活。采用的新模式根据实际情况灵活编写文件。

除了上述四个特点之外，新模式与传统模式相比还具有以下优势：

1） 新的模式将体系文件设为四个层次、六个系列的结构。四个层次是指：A（质量手册）、B（程序文件）、C（作业指导书、单项制度）、D（记录）；六个系列是指A、B、C、D、S（各种标准）、P（计划）共六个种类的文件。其中S、P系列文件可作为组织的技术秘密作为重点控制。而传统的模式除了分为四个层次（有的分为三个层次）外，不再对文件的类别进行细分。并且一些标准、计划没有明确归属一哪一层次。

2） 新模式的 体系文件结构为带底座的文件三角形。

其中，D系列文件，有的本身即是记录，同时也是一种文件。

3） 在编写之前，对整个 体系文件做出策划，以四个纲领性文件（产品系列化型谱、产品实现综合流程控制图、区域场所控制分布图、组织结构图）为基础，在编写体系文件过程中，充分结合单位的实际情况，按照标准条款要求编写手册，因而能够做到系统、明确、简洁。

4） 创造性的对单位的基础设施、生产设备、采购的产品及检测监视的仪器等分别进行了分类控制管理，这是传统模式中所没有的方法。

5） 可以对应于某条款要求的单项条款进行编写，不拘泥于对应整 条条款要求进行编写。例如：ISO9001：2000版中第6章" 6.3 基础设施 b)"条款，对各类生产设备进行的控制要求，可单独做为一章进行描述。

总之，采用新模式编写体系文件既简化又行之有效，归口明确， 不混乱，职责分明，并且直接能让操作者理解和使用。通过应用所编写的手册可使质量管理体系的过程增值，并且应用轻松，没有质量管理体系文件是包袱、负担感，也不会出现"两张皮"的现象。真正体现出手册是策划的结果，又是过程运行所需的一种资源。