让9000与工厂实际更贴近!
--辅导H省DX弹簧厂构建国际化TMS

H省DX弹簧厂是一家生产各种规格弹簧的民营企业，2002年11月，北京辛格玛管理顾问公司应邀来该厂指导建立国际标准化的全面管理体系,即TMS。
顾问小组一行三人（顾问师赵西芬、邱孟娟、梁新科）进驻该厂后，首先对其管理现状进行了深入的调查、研究。结果表明，该厂虽然在两年前就已导入ISO9001:2000标准,也有一定的实际管理经验和一些切实可行的具体方法，但仍属于管理基础薄弱的组织类型。经过仔细分析后，顾问小组认为其存在的主要问题有以下几个方面：

1 该厂的文件管理较为混乱，如：各部门下发文件随意性太大，批准人不签字，发放不登记人，文件上无标识。对文件资料尤其是顾客提供的产品图纸未能良好地保存等。

2 作为过程活动结果的证据--记录，不按规定填写，有的过程活动还没有建立记录，记录的格式也不规范。

3 在职责和权限方面的问题是：
对各级管理人员的职责和权限规定不明确，有的甚至不合理。如：生产部长同时兼任品质部长，相当于自己检查自己的工作，这样可能会导致该部长在关注产品的数量还是质量上将产生矛盾。一旦检验过的产品出现质量问题时，原因也很难查明。由于职责和权限不明，在工作中出现部门之间互相推诿责任的现象严重。

4 人力资源较为薄弱。该厂整体的文化素质较低，大部分员工是初中教育程度，管理人员包括厂长，都没有接受过系统的有关现代管理知识的培训，管理意识和管理手段急待提高。

5 该厂的生产现场较为混乱，无论产品的工艺状态（半成品、成品）还是产品的检验状态没有标识，一些量具已过了检定或校准周，却还在继续使用。

6 在与顾客有关的过程中，突出的问题有：
(1)因为绝大部分的口头订单没有让客户正式加以确认，造成一些客户对定单内容随意更改，如有的客户无故要求中途降价，并以取消定单相要挟，给该厂带来了非预期的经济损失。

(2)对一些订单的交货期没有进行充分的评审，造成生产秩序发生混乱，延误了某些产品的交货期，造成顾客的不满。

鉴于该厂当时的管理状况，顾问小组在讨论后认为：以上问题与其生产技术的熟练操作经验和出厂交付产品的严格把关相比，相比是次要的，领导层要解决这些问题的决心是坚定的。在指导其按照ISO9001：2000标准的要求建立起一套较为完备的企业管理的过程中，重点应教会该厂的管理人员学会应用这套管理工具，并结合该厂员工队伍素质以及自身的特点加以最大限度的发挥运用。这样一个顾问思路很快得到工厂领导和员工的认可，也正是符合他们贯标认证的本质需要。

在辅导过程中，顾问组始终与工厂目标保持一致开展工作，在策划和实施管理体系文件化过程中，力求简明扼要，摒弃传统的、流行的文件编写模式，将北京辛格玛公司独有的文件结构和模式耐心传授给工厂，帮助其编写出一套既符合标准要求又符合该厂实际情况的、具体的、可操作的精简的TMS手册，用以规范、统一管理活动，使其既是企业"宪法"，又是方便实用的工作手册。同时，特别注意了将该厂长期实践所总结的行之有效的管理方法纳入到文件体系中。我们强调，ISO9000质量管理体系标准首先是一个帮助企业建立正常运转基本框架的科学模式，它必须包括各个层面最基础的管理制度。如果构建了这样一个科学管理的模式平台，就可以加载、链接其他先进的管理体系和管理方法，如环境管理、职业健康与安全管理、5S、FMEA等，我们已给这些管理体系和方法预留了接口，在组织不断发展的过程中，可以不断引进，以持续提高自身的管理水平。

在帮助工厂完成了体系文件化之后，顾问小组配合厂领导对有关人员进行了全部手册内容的培训，以及一对一、面对面进行部门、岗位的对口辅导。确保各级管理人员及其他有关人员能够充分、正确理解本部门、本岗位归口的工作内容、工作流程以及工作中如何与其它部门进行程序化接口，

由于顾问小组成员对标准准确、到位的理解，并用浅显易懂的语言深入浅出的进行讲解，耐心回答所有疑问，甚至亲自示范，使所有参加培训的人员都很容易也很乐于接受这种全新的管理模式，基本上能够全部弄懂并能正确地按照手册的相关要求开展工作。

在新体系正常运行后，顾问小组又配合厂领导细致、耐心地辅导了日常监督检查、内审、管理评审等活动，不断地改进、巩固和完善管理体系。

目前该厂的管理面貌焕然一新，初步建立起了完整、流畅、规范的工作秩序，管理水平迈上了一个新台阶、作为我们顾问的成果还体现在生产效率明显提高，弹簧产品的质量也进一步得到了保证，不但增强了老客户的满意程度增强，还吸引了新客户的青睐和关注，不断获得了新的订单，其次，通过了英联邦认证公司严格审核，顺利地得到了英国UKAS授权的认证证书。

今后，我们将和DX弹簧厂继续发展质量联盟的紧密关系，在新的一年里衷心祝愿管理水平继续提高，事业更加辉煌！

顾问师